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 課程時長 7 時間:

課程簡介

檔案與文件管理簡介

  • 檔案系統的類型(字母順序、數字順序、主題、地理分區)
  • 不同系統優缺點
  • 文件在組織中的角色
  • 法律和法規要求

建立有效的檔案系統

  • 評估組織需求
  • 選擇合適的檔案系統
  • 標準化檔案命名規範
  • 檔案櫃和存儲解決方案類型
  • 標籤和索引技術

管理活動記錄

  • 識別活動記錄
  • 管理活動記錄的策略
  • 創建檔案計劃
  • 實施並維護檔案計劃

電子文件管理

  • 電子文件管理系統(EDMS)簡介
  • 數字檔案的優勢
  • 掃描文件的最佳實踐
  • 管理掃描文件

記錄生命週期管理

  • 文件創建標準
  • 將記錄捕獲到系統中
  • 設定保留期限
  • 記錄保留的法律和法規合规性
  • 安全且保密的記錄處置

安全性與機密性

  • 實體和電子記錄的安全協議
  • 訪問控制和用戶權限
  • 了解數據隱私法律和法規
  • 確保文件實踐中的合规性

歸檔與保存

  • 記錄歸檔方法
  • 長期存儲解決方案
  • 實體記錄的保護技術
  • 確保電子記錄的長期保存

實施最佳實踐

  • 標準操作程序(SOPs)
  • 文件流程的持續改進

最低要求

  • 無需任何先決條件

目標對象

  • 辦公室經理
  • 行政助理

客戶評論 (3)

課程分類