Personal Efficiency and Managing Meetings培訓

了解自我與他人

• 了解當我們邀請他人參加會議時，是將我們的優先事項強加於他們
• 是什麼促使我們以特定方式行事？
• 我們是否意識到自己的行為如何影響他人：他們是否總是以我們希望的方式和應有的方式回應？如果不是，為什麼？……

會議管理流程

• 為什麼需要舉行會議；有什麼替代方案；是否有更優選的方案？
• 召集、管理和準備會議的流程：
  • 制定有意義的議程，涵蓋會議目標、討論主題及建議時間
  • 僅邀請合適的人士參加
  • 管理會議：允許相關發言（但需小心區分相關與不相關內容）；嚴格遵循議程；控制時間
  • 產出成果：不一定需要詳細的會議紀錄，但至少要有行動要點
  • 安排後續會議

參加會議

• 我是否必須參加所有受邀的會議？
• 如何決定（或不）參加某場會議？
• 拒絕參加的合理性理由是什麼？
• 在會議期間，關於與會者、討論主題及時間安排，我還可以做什麼？

其他個人效率與時間管理議題

• 設定目標——個人與專業——並堅持執行
• 工作優先順序
  • 如何決定哪些事項需要處理？
  • 如何為這些活動安排優先順序？
• 員工造成的時間浪費：是員工在為我工作，還是我在為他們工作……？
• 時間賊：還有什麼會偷走我的時間，我能做些什麼？
  • 電子郵件
  • 電話通話
  • 計劃外的中斷
  • 轉移注意力的活動：拖延……
  • 其他因素……
• 有效授權
• 果斷行事：尋求妥協；學習有效地說「不」